「過去のセミナー動画から、特定の登壇者が話しているシーンだけをすぐに見つけたい」
「使用許諾が切れた動画を誤ってWebサイトで使ってしまうミスを防ぎたい」
「ファイル名だけでは動画の中身まで把握できず、結局一つずつ再生して確認している」
もし上記のような課題を抱えているなら、せっかくの動画資産が「負債」になってしまっているかもしれません。
この記事では、企業の動画管理における最大の課題である「検索性の低さ」を解決する方法を徹底解説します。
動画の保存先や管理方法のステップなどを紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
膨大な動画の整理・管理はクラリテにお任せください
動画を「検索できる資産」に変える鍵は、正確なメタデータ（タグ付け）です。しかし、その作業は膨大で、後回しになりがちです。 クラリテは、お客様に代わって「動画のタグ付け」を実行するサービスをご提供しています。まずはお気軽にお問い合わせください。
フォルダ分類だけでは動画の中身がわからず、探すのに苦労していませんか。動画がなかなか探せない理由は大きく分けて3つです。
ここでは、なぜ従来の管理方法が動画には向かないのか、その理由を解説します。
フォルダをきれいに分類したり、ファイル名を工夫したりすることは、管理の第一歩として大切です。
ただ、動画コンテンツの管理となると、それだけではすぐに限界が来てしまうかもしれません。
例えば、ファイル名が【20251025_XXセミナー_v2.mp4】となっていても、その動画に「誰が登壇し」「どの製品について」「何分何秒から話しているのか」といった、動画の「中身」の情報は一切含まれていません。
結局、目的のシーンを探すために担当者の方が動画を一つひとつ再生して確認することになり、業務の大きな負担になってしまうのです。
フォルダ分類やファイル名の付け方のルールが、特定の担当者の方の頭の中にしかない、という「属人化」も深刻な問題です。
例えば、「Aプロジェクトの動画は、案件フォルダではなく、担当者Bさんの個人管理フォルダにある」といった特別なルールがもしあったとしたら、どうでしょう。
その担当者の方が異動や退職をされた途端に、貴重な動画資産がどこにあるのか誰もわからない「ブラックボックス」になってしまいます。
全社で統一された「誰でも探せる仕組み」がなければ、動画データは組織の資産として機能しなくなってしまうかもしれません。
動画データには、出演していただいた方の肖像権や、使われているBGMの著作権、契約による使用許諾期間など、いろいろな権利情報が関係してきます。
ファイル名やフォルダだけで管理していると、「この動画、いつまでWebサイトで公開していても大丈夫か？」といった権利情報が不明瞭になりがちです。
もし権利が切れた動画を誤って使ってしまうと、コンプライアンス上の問題に発展する可能性もあります。
そうなると、担当者の方はリスクを恐れて動画の再利用をためらうようになり、せっかくコストをかけて制作した動画資産が活用されない、という残念なことにもつながりかねません。
「検索できない」状態は、動画を資産として活用する上で大きな壁となります。ここでは、動画管理の核心である「メタデータ」を中心に、検索性を高める3つのステップを紹介します。
各ステップについて具体的に紹介します。
あちこちに散らばっている動画データを一元管理するために、まずは全社共通の「保存先」を決めましょう。
主な選択肢は3つあります。
1つ目は、社内ネットワーク上に置く「NAS（ナス）」です。比較的コストを抑えて大容量を確保できますが、基本的には社内からのアクセスが中心となります。
2つ目は、「法人向けクラウドストレージ」です。場所を選ばずアクセスでき、社外との共有も簡単ですが、容量に応じた月額費用がかかります。
3つ目は、動画や画像などの管理に特化した「DAM（ダム）」システムです。高度な検索機能などを持ちますが、その分コストは高くなる傾向があります。
自社のセキュリティ方針や使い方、予算などを考えながら、最適な場所を選んでみてください。
保存先が決まったら、次はデータの「入れ物」と「名前」のルールを決めます。
この作業は、次にご紹介するメタデータ管理の「基礎工事」のようなものです。
まずはフォルダ構造ですが、「部署別」→「プロジェクト別」→「時系列」など、誰が見ても直感的にわかるシンプルな分け方を全社で統一するのがおすすめです。
次に、「ファイル命名規則」を策定します。
例えば、日付プロジェクト名内容_バージョン（例：20251025_AA社CM_30秒版_v3.mp4）のように、ファイル名を見ただけで最低限の情報がわかるルールを決めておくと安心です。
このルールを徹底するだけでも、検索性はかなり改善されますよ。
動画管理の核心であり、検索性を飛躍的に高めるのが「メタデータ（タグ付け）」です。
メタデータとは、ファイル名だけでは表現できない「動画の中身に関する情報（＝タグ）」のことを指します。
フォルダ分類やファイル名が「住所」だとすれば、メタデータは「その家に誰が住み、どんな職業で、趣味は何か」といった、より詳細な情報にあたります。
企業で動画を管理する際に付与しておきたいメタデータの例としては、以下のようなものがあります。
プロジェクト情報
・プロジェクト名（例：2025年新卒採用）
・クライアント名（例：株式会社XX）
内容情報
・動画カテゴリ（例：CM、セミナー、研修、マニュアル）
・内容タグ（例：登壇者名、製品名、機能紹介、お客様の声）
権利情報
・使用許諾期限
・出演者契約情報
・BGM著作権情報
・利用可能媒体（例：Webのみ可、SNS不可）
これらのタグ情報を動画ファイルに紐づけて保存することで、初めて「製品Aについて話しているセミナー動画で、まだ権利期限が有効なものだけを探す」といった、目的の動画にすぐたどり着ける検索が可能になります。
動画の管理にお悩みなら代行サービスへの依頼がおすすめです
クラリテでは、専門スタッフが貴社の動画資産を一つひとつ確認し、設計されたルールに基づき、正確なメタデータを付与しています。面倒なノンコア業務を外注したいとお考えなら、ぜひお気軽にご相談ください。
保存先には一長一短があり、自社に合わないものを選ぶと管理がうまくいきません。ここでは、3つの保存先について紹介します。
それぞれの特徴を詳しく見ていきましょう。
NAS（ナス：Network Attached Storage）は、社内のネットワーク（LAN）につないで使う、ファイルサーバー専用の機器です。
良い点は、一度導入すれば月額費用がかからず、自社のネットワーク内でデータを管理できるところです。
機密情報を社外に出したくない場合に向いていますし、大容量のデータを比較的安価に保存できます。
一方で、基本的には社外からのアクセスが難しく、動画の「中身」を検索するような高度なメタデータ管理機能はあまり得意ではありません。
機密性が高い研修動画や、使用頻度は低いけれど長期保存しておきたいデータの保管場所として考えるとよいでしょう。
BoxやGoogle Drive (Google Workspace) に代表される法人向けのクラウドストレージは、インターネットを通じてファイルにアクセスできるサービスです。
一番のメリットは、場所やPCを選ばずにアクセスできる利便性と、社外の取引先ともデータを簡単に共有できる点です。
セキュリティやアクセス権限の管理機能もしっかりしています。
一方で、保存する容量や利用する人数に応じた月額・年額の費用が発生し続けます。
また、動画管理専門のDAMシステムほど詳しいメタデータ管理機能は持っていないため、基本的なファイル検索が中心となります。
テレワークが主体だったり、社外との動画共有が多かったりする企業に向いていると言えるでしょう。
DAM（ダム：Digital Asset Management）は、動画・画像・音声といった企業の「デジタル資産」の管理・活用に特化したシステムです。良くご相談頂くシステムとしては、CIERTOがございます。
最大の強みは、この記事で解説してきた「メタデータ（タグ付け）」の管理機能がとても優れている点です。
詳しいタグ情報をもとに動画の「中身」を瞬時に検索できるほか、バージョン管理（版管理）や使用許諾期限の管理など、動画を活用するために便利な機能がたくさん備わっています。
ただし、高機能な分、NASやクラウドストレージと比べると導入や運用のコストは高くなる傾向があります。
たくさんの動画資産を持っていて、それらをマーケティング素材として頻繁に検索・再利用したい企業にとっては、最も強力な選択肢となります。
クラリテではDAMを活用した業務も対応可能です
クラリテでは、CIERTOなどDAM（デジタルアセットマネジメントシステム）を活用した業務経験もございます。お気兼ねなくご連絡くださいませ。
本記事では、企業の動画資産を「検索できる」状態にするため、フォルダ管理や命名規則、そして最も重要な「メタデータ（タグ付け）」管理について解説しました。
ただ保存しておくだけならファイル分けで問題ありませんが、膨大な数の動画データを管理する場合は、検索性を高める必要があります。
検索性を高める鍵は「メタデータ（タグ付け）」にありますが、日々の業務にプラスして片手間で進めるのは、非現実的です。
もし「動画管理のルールは決めたが、実行する人がいない」「過去の膨大な動画ファイルへのタグ付け作業が止まっている」とお悩みなら、多数のファイル管理やデータ入力のプロである「クラリテ」にご相談ください。
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