アルバイトやパートなど、多様な働き方のスタッフが増える中で、複雑化するシフトに応じた給与明細の作成に頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか。
給与明細を楽に正確に済ませたいなら、自動計算を検討すべきタイミングです。
Excelやスプレッドシートで自動化を図れば、自社に合った自動計算をカスタマイズできるうえ、一度構築してしまえば半永久的に使用できる点が魅力です。本記事では、Excelを活用した自動化方法について解説いたします。
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シフト管理や明細の作成は、非常に神経を使う業務です。
手計算や一般的なExcelでの管理を続けていると、気づかないうちに下記のようなリスクを抱え込んでしまう可能性があります。
それぞれのリスクについて見ていきましょう。
シフト制勤務の給与明細の作成は、単純な時給計算だけではありません。
早朝・深夜の割増賃金、残業代、交通費、各種手当など、従業員ごとに異なる条件を正確に反映させる必要があります。
特に、勤務時間が不規則なスタッフが多い場合や、締め日間近で時間に追われている状況では、どうしてもヒューマンエラーが発生しやすくなります。
給与に関するミスは従業員からの信頼を失う原因になるだけでなく、場合によっては法的な問題に発展する可能性も否定できません。
正確性が求められる給与計算において、手作業によるミス発生のリスクは常につきまとうでしょう。
手作業でシフトの確認や給与明細の作成を行うためには、下記のような作業が必要になります。
シフトの集計から給与明細が完成するまでにはさまざまな工程があり、膨大な時間と労力がかかります。
特にスタッフ数が多い場合や複雑なシフト体系を採用している企業では、給与計算担当者の負担は計り知れません。
毎月のように締め日前に残業をしたり、コア業務に手が回らなくなったりするケースもあるでしょう。
担当者の疲弊は、さらなるミスの誘発やモチベーション低下にも繋がり、組織全体にとってもマイナスです。
手計算や独自のExcelフォーマットで給与計算を行っている場合、その作業手順や計算ロジックが特定の担当者しか理解していない「属人化」の状態に陥りがちです。
マニュアルが整備されていなかったり、複雑な関数が組まれていたりすると、他の人へ簡単に引き継ぐことができません。
そのため、もし担当者が急に休んだり、退職してしまったりした場合、給与計算業務が滞ってしまうリスクがあります。
また、業務がブラックボックス化することで、不正のリスクや業務改善が進まないといった問題も生じやすくなります。
手作業によるリスクを回避し、業務をよりスムーズに進めるためには、シフト管理と給与明細作成の自動化が有効な解決策となります。
シフト管理や給与明細を自動計算にすることで得られるメリットは下記の3つです。
各メリットについて詳しく解説します。
自動計算システムやツールを導入するメリットのひとつは、計算精度の向上です。
あらかじめ設定された計算ルールに基づきシステムが自動で処理を行うため、手作業で起こりがちだった計算ミスや入力漏れを根本的に防ぐことができます。
割増賃金や控除額なども正確に計算されるため、給与の支払いに関するトラブルを未然に防ぎ、従業員との信頼関係を維持することにも繋がります。
これまで手作業で行っていた勤怠データの集計、給与計算、明細作成といった一連の作業が自動化されることで、担当者の作業時間が大幅に削減されます。
毎月の締め日前の残業が減るため、担当者はより付加価値の高いコア業務に時間とエネルギーを集中させることが可能になります。
担当者個人の負担軽減はもちろん、組織全体の生産性向上にも貢献するといえるでしょう。
自動計算の仕組みを導入することは、給与計算業務のプロセスを標準化することにも繋がります。
誰が担当しても同じ手順、同じルールで計算が行われるため、特定の人にしかできない「属人化」の状態を解消することが可能です。
属人化が解消されることで、担当者の急な不在時や異動・退職時にも、業務が滞ることなくスムーズに引き継ぎを行えるようになります。
また、業務プロセスが明確になることで、不正の防止や内部統制の強化にも役立つでしょう。
シフト管理と給与明細作成を自動化するための方法として下記の3つが挙げられます。
それぞれにメリットとデメリットがあるため、自社の状況に合わせて検討してください。
日頃から使い慣れているExcelを活用し、関数やマクロを駆使して自動計算の仕組みを自社で構築する方法です。
費用が抑えられる点は魅力ですが、Excelでの自社開発は設定が複雑で専門知識が必要なため、多くの企業にとって現実的な選択肢とは言えません。
また、開発担当者が異動や退職をしてしまう可能性があります。エラーが起きた際に誰も修正できなくなってしまう恐れがある点には注意が必要です。
シフト管理に対応した勤怠管理システムや、給与計算システムを利用する方法です。
高機能なシステムは魅力的ですが、導入の手間や継続的な運用コストがかかります。
また、多機能すぎて自社には不要な機能が多いケースもあり、中小企業にとっては負担が大きくなる可能性もあるでしょう。
Excelの専門知識を持つ外部の業者に依頼し、自社の運用に合わせたExcelベースの自動化ツール（マクロなど）を開発してもらう、または、データ入力や集計作業自体を委託する方法です。
信頼できる業者を探す手間や、システム開発のためのすり合わせが必要ですが、一度構築してしまえば半永久的に利用できるメリットがあります。
また、自社に必要な機能だけを取り入れた、オーダーメイドの自動化が実現できる点も魅力です。
自社開発の難易度やシステム導入のコスト・手間を考慮すると、コストパフォーマンスと実現性のバランスが取れた方法といえるでしょう。
ここでは、「どのようなシートを用意し、それらをどう連携させるか」という基本的な考え方とステップをご紹介します。これだけで、自動化の第一歩を踏み出せます。
Excelで給与計算を自動化する際の基本的な考え方は、役割ごとにシートを分け、それらを関数で連携させることです。主に以下の3つのシートを用意します。
シフト入力シート: 日々の勤怠データを記録する場所。
従業員マスタシート: スタッフごとの時給など、固定情報を管理する場所。
計算・集計シート: 上記2つのシート情報を基に、給与を自動計算・集計する場所。
では、それぞれのシートを準備するステップを見ていきましょう。
まずは、日時の勤怠データをひとまとめにいたします。いわゆるデータベースを構築します。イメージとしては以下の通りです。シフト表から、このようなデータが出力できない場合には、まずはこのデータを作成するための自動化が必要です。
▼勤怠データシートのイメージ
次に、従業員一人ひとりの基本情報、特に時給などをまとめたシートを作成します。このシートの情報は、給与計算の基準となります。
▼従業員マスタシートのイメージ
最後に、ステップ1とステップ2のシート情報を使い、給与計算を行うシートを作成します。ここに関数を設定していきます。
SUMIF関数などを使って、シフト入力シートから氏名ごとに期間内の「合計通常時間」「合計深夜時間」「合計交通費」などを集計します。VLOOKUP関数などを使って氏名に対応する「時給」を呼び出し、集計した労働時間と掛け合わせて「通常給与」「深夜給与」などを計算します。SUMIF)」「マスタシートからこの氏名の時給を探す (VLOOKUP)」といった関数の役割を理解することが重要です。
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