「Excelのデータ入力、昨日もやったな…」
「単純なコピペ作業で時間が過ぎていく…」
Excelの細かい面倒な作業は、実は「ファイルを開く」「セルをコピーする」「別のファイルに貼り付けて保存する」といった、とても小さな作業の組み合わせでできています。この作業の一つひとつを自動化するツールが「Power Automate Desktop」です。
この記事では、Excel自動化の第一歩となる基本の操作を解説します。Excel自動化で得られるメリットや注意点にも触れるため、ぜひ参考にしてください。
人気のExcel関連サービスご案内資料がダウンロードできます
資料内には、具体的に対応可能なサービス提供内容や、実際の事例・金額を掲載しています。
Excelサービスの資料ダウンロードはこちら
どんな作業も、まずはExcelファイルを開くことから始まり、作業が終わったら保存して閉じます。これは自動化の世界でも同じです。
ここでは、すべての自動化の「入口」と「出口」になる、最も基本的な操作を学びましょう。
手作業ならマウスでダブルクリックするところを、Power Automate Desktopでは「Excelの起動」というアクションが代行してくれます。
「Excelの起動」アクションを使うと、ただ新しいExcelを開くだけでなく、「このファイルを開いてください」と特定のファイルを指定することもできます。毎日使う日報や売上管理表など、決まったファイルがある場合に設定しておくと、自動化がスムーズに始まります。
作業が終わったら、必ず内容を保存してExcelファイルを閉じる必要があります。自動化の世界では、「Excelを保存する」と「Excelを閉じる」という2つのアクションが、この大切な役割を担ってくれます。
もし保存を忘れてしまうと、せっかく自動化で処理したデータがすべて消えてしまいます。どんな自動化を作る時でも、最後はこの2つのアクションをセットで設定する癖をつけると安心です。
Power Automate Desktopの自動化は、Excelの中身を人間のように「見て」、必要な情報だけを取り出せます。
ここでは、自動化の「目」となるデータの読み取り操作を見ていきましょう。
表の中から、たった一つのセルの情報だけが欲しい時は「Excelワークシートから読み取り」というアクションを使います。
このアクションの設定で「単一セルの値の取得」を選び、列と行を指定することで、特定の1マスをピンポイントで読み取ることが可能です。例えば、「B5セルの値だけを取り出す」といった指示ができ、レポートから合計金額を取得する際などに役立ちます。
名簿や売上リストのように、表にまとめられたデータを丸ごと扱いたい場合に便利なのが、「Excelワークシートを読み取る」アクションです。これを使えば、指定した範囲のデータを一度にごそっと取得できます。
一つひとつのセルを何度も読み取る必要がないので、たくさんのデータを扱う作業を効率的に進めることができます。
Excelから情報を取り出せるようになったら、今度は情報を書き込んでみましょう。
手作業のデータ入力やコピー＆ペーストは、この操作で置き換えることができます。
読み取ったデータや、計算した結果を特定のセルに入力したいときに使うのが「Excelワークシートに書き込む」アクションです。
どのセルの、何行何列目に、どんな値を書き込むのかを正確に指示できます。
仕事でよく使用される「コピー＆ペースト」作業ですが、Power Automate Desktopでは、「コピー」や「ペースト」という名前のアクションはありません。その代わりに、これまで学んだ「読み取り」と「書き込み」を組み合わせることで実現します。
手順は以下の通りです。
①読み取り
「Excelワークシートから読み取り」アクションで、コピーしたい元のセルの情報を取得します。
②書き込み
「Excelワークシートに書き込む」アクションで、取得した情報を貼り付けたい先のセルに書き込みます。
面倒な転記作業を自動化する基本の形になるため、覚えておきましょう。
自動化は、ただデータを読み書きするだけではありません。表の見た目を整えたり、もっと複雑な処理をさせたりすることもできます。
ここでは、Excelシートをより使いやすく「整える」ための操作を紹介します。
データが増えて、表に行を追加したくなったときに便利なのが「Excelワークシートに行/列を挿入する」アクションです。
逆に、行を削除したい場合は「Excelワークシートから行を削除する」アクションを使います。もちろん、列の挿入・削除も可能です。
集計が終わった後の元データや、一時的に使った計算用の列など、作業の途中で不要になる情報が出てきます。そんなときに役立つのが「Excelワークシートから行/列を削除する」アクションです。
自動化のフローの最後にこのアクションを組み込むことで、いつでも整理された見やすいファイルだけを残すことができます。
500社以上が認めた品質。データ入力は実績のクラリテにお任せください
官公庁、東証一部企業、大学、中小企業まで。
クラリテは、業種や事業規模を問わず、累計500社以上のお客様からデータ入力業務をご依頼いただいてきました。
この豊富な実績こそが、あらゆるデータ入力に対応できる「高品質」と「柔軟性」の証です。まずはお客様の課題を、私たちにお聞かせください。
基本操作を組み合わせれば、確かに簡単な自動化は可能です。しかし、実際の業務で使えるレベルの自動化を目指すと、いくつかの壁にぶつかることがあります。
それぞれ詳しく解説します。
「昨日まで動いていたのに、今日になったらエラーで止まってしまった…」これは自動化ではよくあることです。
ファイル名が少し変わったり、予期しないデータが入っていたりするだけで、自動化は簡単に止まってしまいます。その原因を探し出し、修正するには専門的な知識と根気が必要です。
実際の業務は、「もしAだったらBをして、CだったらDをする」といった複雑な条件分岐の連続です。
こうしたルールをPower Automateで Desktop正確に組み立てるのは、パズルを解くような難しさがあり、慣れないうちは時間がかかってしまいます。
複雑な作業を自動化したい場合は、知識のある社員、あるいはプロに依頼する必要があります。
Power Automate Desktopは便利なツールですが、使いこなすにはある程度の学習時間が必要です。
また、一度作って終わりではなく、業務内容の変更に合わせて自動化のルールを修正（メンテナンス）し続ける必要もあります。
日々の業務に追われながら、これらの時間を確保するのは簡単なことではありません。
「自動化のメリットは魅力的だけど、自分で作るのは難しそう…」
もしそう感じたら、専門家に任せる「外注」が賢い選択肢になります。
ここでは、Power Automate Desktopを活用したExcel自動化をプロに外注するメリットを3つ紹介します。
それぞれ詳しく見ていきましょう。
自力で学ぶ場合、エラーの原因調査に何日も費やしてしまったり、そもそも実現方法が見つからず途中で挫折してしまったりすることも少なくありません。外注すれば、こうした試行錯誤の時間を大幅に短縮できます。
また、Power Automate Desktopだけでなく、Excelマクロ（VBA）や他のツールと組み合わせた方が効率的な場合もあります。プロに依頼すれば、幅広い選択肢の中から自社の課題解決に最も効果的な方法を提案してもらえる点もメリットです。
Power Automate Desktopは手軽に始められますが、業務レベルで使いこなすには、エラーへの対処法や複雑な条件分岐など、多くの専門知識を学ぶ必要があります。
Excelの自動化をプロに任せることで、面倒な作業から解放されるだけでなく、自動化を「学ぶ」時間からも解放されます。
外注によって生まれた時間は、新しい企画の立案、お客様への丁寧な対応、事業戦略の策定など、企業の成長に直結する創造的な活動に活かせるようになるのです。
自動化は「作って終わり」ではありません。会社の業務ルールが変わったり、利用している他のシステムの仕様が変更されたりすることで、ある日突然、自動化が止まってしまうこともあります。そんな時、気軽に相談できる専門家がいることは、大きな安心材料になります。
また、一度業務を理解してくれているパートナーがいれば、「今度は別の業務も自動化したい」と考えたときに、ゼロから説明する必要がなく、スムーズに話を進めることができます。
長期的な視点で業務効率化を進めていく上で、信頼できる外注先の存在は、何よりも心強い味方となってくれるでしょう。
Excel業務の自動化でお悩みなら、ぜひ私たちクラリテにご相談ください。
クラリテは、お客様一人ひとりの業務内容を丁寧にヒアリングし、最適な自動化の形をご提案することを得意としています。豊富な実績と専門知識を活かし、あなたの会社の「面倒な手作業」を解決するお手伝いをします。
「細かいExcel作業でもPower Automate Desktopで自動化できるのかな？」「Power Automate DesktopでのExcel自動化にかかる費用感が知りたい」といった、どんな些細なことでも構いません。担当者が、あなたの課題を整理するところからサポートいたします。
まずはお気軽に、無料相談からお問い合わせください。
RPA開発（Power automate） 基本料金 50,000円〜
Microsoft社の公式ツール「Power Automate」を活用し、貴社の業務を効率化するオーダーメイドの自動化ツールを開発します。
面倒なデータ入力や日々の繰り返し作業を、正確かつスピーディーに処理。シンプルな定型業務から、複数の部門をまたぐ複雑な業務フローまで、幅広く対応可能です。
「この作業、自動化できないかな？」と感じたら、まずはお気軽にご相談ください。
RPA開発（Power automate）代行のサービス詳細はこちら
事務作業・入力作業はクラリテにお任せ！
お気軽にお見積もり・お問い合わせください。
サービス情報の資料を無料でご確認いただけます。
