大量の紙書類の管理にお困りではありませんか？
保管スペースの圧迫や共有時の手間、紛失や劣化など、書類を紙で保管するリスクは少なくありません。自社で複合機やスキャナーを使ってデータ化する方法もありますが、書類の向きを揃えたりホッチキスを外したり、OCR（文字認識）の精度を確認したりと、想像以上に手間と時間がかかります。
この記事では、大量の紙をデータ化する方法を5つ紹介します。ペーパーレス化を進める際のリスクについても解説していますので、ぜひ参考にしてください。
クラリテでは、お客様のご要望に合わせた柔軟なデータ化サービスを提供しています。面倒なスキャン作業からPDF化まで、まるっとお任せいただくことが可能です。
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オフィスに溢れる紙の書類を「いつか整理しよう」と思いつつも、日々の業務に追われて後回しになっていませんか？
紙の書類をそのまま保管し続けると、下記のようなリスクがあります。
それぞれ見ていきましょう。
まず考えられるのが、物理的な保管スペースの問題です。
書類が増えれば増えるほど、キャビネットや棚、場合によっては外部倉庫を借りる必要も出てきます。
また、書類を保管するためのファイルやバインダーなどの備品代、必要な書類をコピーするための印刷代やインク代なども無視できません。
さらに、書類を適切に管理・整理するための人件費も「見えないコスト」として発生しています。
紙の書類は、必要な情報を探し出すのに多くの時間を要します。
ファイリングのルールが徹底されていなかったり、担当者しか保管場所を知らなかったりすると、検索時間はさらに増大します。
書類探しに費やす時間は、本来であれば他の生産的な業務に充てられるはずの時間です。
書類を紙で保管することは業務効率の低下を招くだけでなく、情報が必要なタイミングで手に入らないことによる機会損失にもなり得るでしょう。
紙の書類は、物理的な媒体であるがゆえの脆弱性も抱えています。
誤って紛失してしまったり、機密情報が記載された書類が盗難に遭ったりするリスクがあります。
また、火災や水害といった災害が発生した場合、重要な書類が一瞬にして消失してしまう可能性も否定できません。
さらには長期保管による紙の劣化といったリスクも考えられるでしょう。
紙媒体での管理に伴うリスクを回避し、より効率的で安全な情報管理体制を築くために、紙書類のデータ化は非常に有効な手段です。
ここでは、データ化によって得られる主な5つのメリットをご紹介します。
上記について詳しく解説します。
紙をデータ化することによって、まず物理的な保管スペースが不要になります。
また、ファイルやキャビネットといった備品代、書類を印刷するための紙代やインク代、さらに書類を郵送・FAXするための通信費なども大幅に削減可能です。
書類の検索や管理にかかっていた人件費も抑制でき、長期的に見て大きなコスト削減効果が期待できます。
データ化された書類は、ファイル名や本文中のキーワードで簡単に検索できるようになります。
必要な情報に瞬時にアクセスできるため、書類検索に費やしていた時間を大幅に短縮でき、業務全体のスピードアップに繋がります。
過去の膨大な資料の中からでも目的の情報をすぐに見つけ出せるようになるのは、データ化の大きなメリットです。
データ化された書類は、ネットワークを通じて簡単に共有できます。
わざわざコピーを取ったり、物理的に書類を移動させたりする必要がなくなり、部署間での情報共有がスムーズになります。
また、スマートフォンやタブレットからもアクセス可能になるため、外出先や自宅からでも必要な情報を確認することが可能です。
紙書類のデータ化は、テレワークや多様な働き方の後押しにもなるでしょう。
紙の書類は誰でも手に取られてしまう可能性がありますが、データ化された書類ならアクセス権限の設定が可能です。
役職や担当業務に応じて閲覧・編集権限をコントロールすることで、不正な持ち出しや情報漏洩のリスクを軽減できます。
また、データのバックアップを定期的に取ることで、万が一の機器故障や災害時にも情報を保護できます。
いつ誰がアクセスしたかのログ管理も容易になり、内部統制の強化にも繋がるでしょう。
紙の使用量を削減することは、森林資源の保護やCO2排出量の削減に繋がります。
データ化を進めることは、企業の社会的責任（CSR）の一環として、環境保全に貢献する取り組みにもなります。
ペーパーレス化を推進する企業として、対外的なイメージアップも期待できるでしょう。
大量の紙書類をデータ化したいと考えたとき、具体的にはどのような方法があるのでしょうか。
ここでは紙書類をデータ化するための主な5つの方法を紹介します。
それぞれのメリット・デメリットを見ていきましょう。
最も手軽な方法の一つが、スマートフォンやタブレットのカメラ機能、またはスキャナーアプリを使って書類を撮影し、画像データとして保存する方法です。
特別な機材が不要で、思い立ったらすぐに始められる点がメリットですが、大量の書類を一枚一枚撮影するのは非常に手間がかかります。
また、画質が安定しにくく、歪みや影が入りやすい点にも注意が必要です。
コンビニエンスストアに設置されているマルチコピー機のスキャン機能を利用して、紙書類をデータ化する方法です。
高性能なスキャナーを手軽に利用できる点は魅力ですが、大量の紙書類をスキャンするには時間もコストもかかります。
また、機密情報を含む書類を外部の機器で扱うのは、セキュリティ面で不安が残ります。
オフィスに設置されている複合機やスキャナーを使って、自社内でデータ化作業を行う方法です。
自社内のコピー機やスキャナーを使用するため、作業しやすくスキャンしたデータを保管しやすいなどのメリットがあります。
ただし、コピー機やスキャナーの性能によっては、データ化に膨大な時間と労力がかかる恐れがあります。
書類の向きやホッチキスの針を外す手間などもあるため、スキャン作業に追われて他の業務が圧迫される可能性がある点には注意が必要です。
スキャンした画像データから文字情報を読み取り、編集可能なテキストデータに変換するOCR技術を活用する方法です。
OCR機能付きのスキャナーやソフトウェア、オンラインサービスを利用してデータ化するため、導入コストがかかります。
また、ソフトやサービスによっては、手書き文字や印刷状態の悪い文字、複雑なレイアウトの表などは修正作業が必要になることが多いため、注意しましょう。
クラリテでは、高精度な文字起こしが可能なOCRを活用しています。
クラリテでは、これまでに培った豊富な経験を活かし、高精度の文字起こしが可能なOCR技術を導入しています。また、ご要望に応じて人力による文字起こしの確認作業も行うことで、より高い品質を実現しています。
スキャニングやデータ入力を専門に行う外部の業者に、紙書類のデータ化作業を委託する方法です。
外注のコストが発生する点や、業者によってサービス内容に違いがある点がデメリットです。
一方で、短期間でのデータ化やPDF化、OCR処理やレイアウト調整まで任せられる業者もあります。
手間と時間がかかる作業を丸投げできるため、髪書類のデータ化にかかるはずの人件費が抑えられます。
高品質かつ低価格で、セキュリティ対策がしっかりしている業者を選べば、自社で対応するよりも効率的にデータ化を進めることができるでしょう。
大量の紙書類には、保管コストや業務の非効率化、情報消失リスクといった多くの課題があります。これらの課題を解決し業務効率やセキュリティを向上させるためには、紙書類のデータ化が不可欠です。
しかし、大量の紙書類のデータ化を自社で行うには、手間や時間、そして見えないコストがかかります。
結論として、大量の紙書類を効率的かつ高品質にデータ化するには、専門のデータ入力代行業者へ外注することが最も現実的で確実な方法と言えるでしょう。
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