「紙マニュアルをデータ化して、効率よく共有・編集したい」
「紙マニュアルが大量にありすぎて、必要な情報を見つけるのに時間がかかる」
マニュアルを紙で管理すると、更新や共有の手間や、保管場所の確保が必要になります。
そのため、より効率的に管理するために、マニュアルをデータ化したいと考えている企業も少なくないでしょう。
この記事では、大量の紙マニュアルをデータ化するための具体的な方法を解説します。
データ化を成功に導くためのポイントや、自社でデータ化する際に直面しがちな課題も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
クラリテでは、マニュアルをはじめ、名刺・名簿、はがき、冊子などあらゆる紙媒体のデータ入力を代行しております。
「自社だけではリソースが足りない」「もっと早く、確実にデータ化を進めたい」とお考えなら、ぜひ一度クラリテにご相談ください。
帳票入力 基本料金 0.5～1円 /文字
あらゆる帳票のデータ入力を正確かつ迅速に代行します。手書き文字、OCR用紙など、形式や内容を問わず対応可能です。少量から大規模な案件まで、1枚から数十万枚規模の帳票にも柔軟に対応いたします。まずはお気軽にご相談くださいませ。
帳票入力代行のサービス詳細はこちら
まずは、大量の紙マニュアルをデータ化するための具体的な方法を3つご紹介します。
それぞれにメリット・デメリットがあるため、自社の状況に合わせて最適な方法を選びましょう。
最も手軽に始められるのが、オフィスにある複合機やスキャナーを使って、紙のマニュアルをスキャンし、PDFなどの画像データとして保存する方法です。
特別な機材やツールを新たに導入する必要がないため初期費用がかからず、すぐに着手できます。
ただし、一枚一枚手作業でスキャンする必要があるため、マニュアルが大量にある場合は膨大な時間がかかります。
データ化したいマニュアルが少ない場合は問題ありませんが、大量にある場合は不向きな方法です。
OCR（光学的文字認識）とは、スキャンした画像データから文字情報を自動で読み取り、テキストデータに変換する技術です。
OCRツールを導入すれば、スキャンしたマニュアルを検索可能なテキストデータとして保存できます。テキストデータのため、内容の修正やコピー＆ペーストが簡単に行える点が大きなメリットです。
ただし、OCRの読み取り精度は100%ではありません。特に、下記のような場合は誤変換が起こりやすくなります。
誤変換された箇所がないか、全てのページを目視で確認し、手作業で修正する必要があります。
そのため、確認・修正作業のためのリソースを確保できる場合は有効な選択肢となります。
データ入力の専門業者に、紙マニュアルのデータ化作業をまとめて依頼する方法です。
スキャンからテキストデータ化、さらには入力後のデータチェックまで、一連の作業をプロに任せることができます。門のオペレーターが作業を行い、何重ものチェック体制を敷いているため、非常に精度の高いデータ化が期待できます。
外注費用が発生してしまう点がデメリットですが、自社で対応するよりも圧倒的に早く、大量のマニュアルをデータ化できる点が魅力です。
また、面倒で時間のかかるデータ化作業を外部に任せることで、社員は本来のコア業務に集中できるメリットもあります。
「データ化に割ける社内リソースがない」「できるだけ早く正確にデータ化したい」という企業にとっては、費用対効果の高い方法と言えるでしょう。
データ入力代行ならクラリテへ
手クラリテ株式会社のデータ入力代行サービスは、専門スタッフが厳格な品質管理のもとで作業を行います。書き文書や印刷物のデータを、高精度に入力することが可能です。お見積もりは無料ですので、お気軽にお問い合わせください。
データ化は、ただ単に紙をスキャンすれば終わりではありません。その後の活用を見据え、計画的に進めることが成功のカギとなります。
ここでは、データ化を成功させるための5つのポイントを解説します。
それぞれ詳しく解説します。
目的によって最適なデータ形式や活用すべきツールが変わってくるため、まずは「何のためにマニュアルをデータ化するのか」を決めましょう。
目的の例
・検索性を高めて、問い合わせ対応時間を短縮したい
・ペーパーレス化を進めて、印刷コストや保管スペースを削減したい
・マニュアルの更新・共有を容易にして、常に最新の情報を全社で共有したい
目的が曖昧なまま進めてしまうと、「ただデータ化しただけで、誰も使わない」といった事態になりかねないため注意が必要です。
大量のマニュアルを一度にすべてデータ化しようとすると、時間もコストもかかり、プロジェクトが頓挫してしまう可能性があります。
そのため、データ化するマニュアルの優先順位を決めておくとよいでしょう。
優先順位の判断基準
・利用頻度：全社でよく使われるマニュアル
・更新頻度:：内容が頻繁に変わるマニュアル
・重要度:：業務の根幹に関わる重要なマニュアル
利用頻度や重要度の高いものから着手することで、データ化の効果を早い段階で実感できます。
データ化したマニュアルをどのように管理・運用していくのかを考え、それに合ったITツールやシステムを選定することも重要です。
ツールの例
・ファイルサーバー：フォルダ分けで管理できるツール
・マニュアル作成ツール：マニュアルの作成・編集・共有に特化したツール
・社内Wikiツール：社内の情報をWiki形式で蓄積・共有するツール
オンライン上には選びきれないほどのさまざまなツール・システムが存在しています。
ツール・システムを選ぶ際は、「データ化の目的」で定めたゴールを実現できるツールは何か、という視点で選びましょう。
データ化したマニュアルをスムーズに活用するためには、運用ルールが不可欠です。
ルールがないと、ファイルが散在したり、情報が更新されずに陳腐化したりする原因になります。
策定すべきルールの例
・ファイル名の命名規則：誰が見ても内容がわかる名前をつける
・フォルダの構成：部署別、業務別など、わかりやすい階層構造をきめる
・アクセス権限の設定：誰が閲覧・編集できるのかを定めておく
上記のように会社に合ったルールを策定し、全体で守っていくことで、見やすく使いやすいマニュアルが維持されていきます。
マニュアルは、一度データ化して終わりではありません。
業務内容の変更や新しいツールの導入に合わせて、定期的に内容を見直し、更新していく必要があります。
更新が止まり、内容が古くなってしまうと、そのマニュアルは誰からも使われなくなり、データ化にかけた時間とコストが無駄になってしまいます。
各マニュアルの責任者を決め、定期的な見直しと更新を業務フローに組み込むことが大切です。
大量の紙マニュアルのデータ化を自社で対応する際、注意すべき点が3つあります。
各注意点を詳しく見ていきましょう。
大量の紙マニュアルを自社でデータ化する際の、最も大きな課題は「時間」です。
数冊程度ならまだしも、部署や拠点ごとに保管されている大量の紙マニュアルをデータ化する作業は、想像以上に時間がかかります。
スキャン、ファイル名変更、フォルダ整理、そしてOCRを利用する場合は読み取り後の全ページチェックと修正作業を行う必要があります。
大量の紙マニュアルをデータ化する場合は、かなりの時間がかかってしまう点を念頭に置いておきましょう。
スキャン代行 基本料金 0.5～ /件
紙媒体資料をデジタルデータとして保存するサービスです。書類、雑誌、写真などの紙資料を高品質のスキャナーで電子化し、PDFやJPEGなどの形式で提供します。ペーパーレス化を目指す企業や個人の方は、ぜひクラリテにご相談ください。
スキャン代行のサービス詳細はこちら
マニュアルを管理・運用するためのツールは多岐にわたります。
自社の目的や予算、社員のITリテラシーに合ったツールを数ある選択肢の中から見つけ出すのは、情報収集や比較検討に多くの時間を要します。
しかし、データ化を成功させるためにも、ツールやシステムの選定は妥協できません。
もし選定を誤ると、導入したはいいものの使いこなせず、結局Excelやファイルサーバーでの管理に戻ってしまう可能性があるためです。
データ化の前段階である、ツールやシステムの選定にも時間がかかることを理解しておきましょう。
データ化作業や新しいツールの運用は、ある程度のITスキルが求められます。
特に、OCRの修正作業やツールの初期設定、運用ルールの構築などは、誰でも簡単にできるわけではありません。
ITに苦手意識を持つ社員が多い場合、データ化への協力が得られにくかったり、導入したツールが活用されなかったりする可能性があります。
全社的に活用していくためには、丁寧な研修やサポート体制の構築も必要になるでしょう。
大量の紙マニュアルのデータ化は、自社で抱え込むよりも専門の代行業者に依頼するのがおすすめです。
業者に依頼すれば、自社のリソースを一切使うことなく、スピーディーかつ高品質なデータ化が実現します。面倒なスキャンやOCRの修正作業から解放され、社員は本来の生産的な業務に集中できます。
また、専門業者はデータ化に関するノウハウを豊富に持っているため、どのような形式でデータ化すれば後々活用しやすいか、といった相談に乗ってもらうことも可能です。
初期コストはかかりますが、自社で対応した場合の人件費や時間的コスト、そして何より「確実性」を考慮すれば、結果的に費用対効果は高いと言えるでしょう。
クラリテなら万全なセキュリティ体制で安心して依頼できる
個人情報の適切な取り扱い体制を整えている事業者として、一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）より「プライバシーマーク」の付与認定を受けています。安心して情報をお預けいただけるよう、法的な体制も整えております。
大量の紙マニュアルのデータ化でお悩みなら、ぜひ株式会社クラリテにご相談ください。
クラリテでは、マニュアルをはじめ、契約書や申込書、名刺、アンケートなど、あらゆる紙媒体のデータ入力代行サービスを提供しております。OCRでは読み取りが難しい手書きのメモや複雑なレイアウトのマニュアルも、安心してお任せください。
また、お客様のご要望に合わせて、スキャンのみ、テキスト入力、特定のフォーマットへの入力など、柔軟なサービス提供が可能です。データ化後の運用に関するご相談も承ります。
「自社のリソースだけでは、いつまで経ってもデータ化が終わりそうにない」「どこから手をつけていいかわからない」といったお悩みをお持ちでしたら、まずは一度クラリテまでお気軽にお問い合わせください。
帳票入力 基本料金 0.5～1円 /文字
あらゆる帳票のデータ入力を正確かつ迅速に代行します。手書き文字、OCR用紙など、形式や内容を問わず対応可能です。少量から大規模な案件まで、1枚から数十万枚規模の帳票にも柔軟に対応いたします。まずはお気軽にご相談くださいませ。
帳票入力代行のサービス詳細はこちら
事務作業・入力作業はクラリテにお任せ！
お気軽にお見積もり・お問い合わせください。
サービス情報の資料を無料でご確認いただけます。
