「会社に眠る、段ボール数箱分の手書き名簿をExcelデータに変えたい…」
「名簿をExcelで管理できるようにして、社内の情報共有をもっとスムーズにしたい…」
手書きの名簿をExcelデータとして整理・活用できるようになれば、社内の情報共有と業務効率の大幅な向上が期待できます。しかし、自社で対応するのは時間やコストの問題から現実的ではありません。
手書きの名簿をExcelデータ化したいなら、データ入力のプロへの外注が最も効率的な方法です。
この記事では、手書き名簿をExcelデータにするための具体的な手順を解説します。
また、自社でデータ化する際に直面しがちな注意点や、専門業者へ外注するメリットについても触れていますので、ぜひ参考にしてください。
クラリテなら、大量の手書き名簿も、お客様のご要望に合わせた形式でスピーディーにExcelデータ化いたします。
「自社だけではリソースが足りない」「もっと早く、確実にデータ化を進めたい」とお考えなら、ぜひ一度クラリテにご相談ください。
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ご自身で手書きの名簿をExcelデータ化する際の、基本的な3つのステップをご紹介します。
画像入りで具体的に説明しますので、ぜひ参考にしてください。
まずは、手書きの名簿をパソコンに取り込めるように画像データに変換します。
下記のいずれかの方法で手書きの名簿を画像データに変換してください。
・カメラまたはスマホで撮影する
・スキャナーでスキャンする
カメラやスマホで撮影する場合は名簿全体が鮮明に写るよう、明るい場所で真上から撮影しましょう。影が入ったり、文字がピンボケしたりすると、後の作業が大変になるので注意が必要です。
カメラやスマホでの撮影は手軽にできて便利ですが、画質の安定性や歪みの少なさではスキャナーが有利です。データ化する量や求める精度に応じて、最適な方法を選びましょう。
次に、画像にした名簿をExcelに取り込みます。
Excelを開き、【データ】内の【画像からのデータ】を選択します。
①で撮影した画像データを選択すると、画像内の情報を読み込みが始まります。
完了まで少し待ちましょう。
読み込みが終わると、正確に読み取れなかった部分は赤色で表示され、確認するように指示があります。
必要に応じて修正しましょう。
修正が完了したら、Excelに画像データを挿入します。
体裁を整えれば完成です。
自社で手書きの名簿をExcelデータ化する際には、下記の3つに注意しましょう。
・名簿を1枚ずつ撮影またはスキャンする必要がある
・癖字や略字は読み取りが難しいため修正作業が発生する
・データ化する範囲を事前に決めておかないと余計な手間がかかる
それぞれ詳しく解説します。
手書きの名簿をExcelデータ化する場合、基本的には名簿1枚1枚を丁寧に撮影するか、スキャンする必要があります。
名簿がファイルに綴じられていたり、ホチキスで留められていたりする場合は、それらを一度外す作業が必要です。また、ノートや書籍のような形式でまとめられている場合は、きれいに画像化するために裁断しなければならないケースも出てくるでしょう。
このように、データ化の前準備にも手間と時間がかかることがあります。特に、手書きの名簿を大量にExcelデータ化する場合は、このスキャンや撮影作業だけで膨大な作業時間が見込まれることを念頭に置いておきましょう。
手書きの文字には、書いた人それぞれの癖が出ます。また、社内でのみ通用するような略字や、走り書きのような判読しにくい文字も少なくありません。これらは、高機能なOCRソフトを使ったとしても、正確に読み取れないことが多いのが現状です。
そのため、結局は人の目で見て「これは〇〇だな」と判断し、修正する作業が発生します。もし、癖字や略字が多い名簿を自社でデータ化する場合、確認・修正作業にかなりの時間を割く必要があることを覚悟しておきましょう。
名簿に記載されている情報の中には、今回のデータ化の目的には不要な項目が含まれていることもあります。データ化を始める前に、「どの情報をExcelに入力するのか」という範囲を明確に決めておくことが非常に重要です。
範囲を決めずに手当たり次第にすべての情報をデータ化してしまうと、本来必要のない情報まで入力・修正することになり、結果として余計な時間と手間がかかってしまいます。「今回は氏名と電話番号だけで良い」「住所と部署名も必須」など、利用目的に合わせて必要な情報の範囲を事前にしっかりと定義し、作業者全員で共有しておきましょう。
クラリテなら、手書きの名簿を面倒な手間なくExcelデータ化いたします。
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手書き名簿をExcelデータ化するなら外注がおすすめです。理由は下記の3つです。
各理由について見ていきます。
もし社員が長時間データ化の作業に追われていたら、コア業務に影響が出てしまうため、会社全体の生産性が下がってしまいます。
データ入力は、単純作業に見えても、非常に時間と集中力を要する業務です。貴重な社員のリソースをデータ入力に割くよりも、実績のある専門業者に任せることで、社員は本来のコア業務に専念できるようになるでしょう。
大量の手書き名簿のデータ化を個人や少人数の社員で対応しようとすると、いつ終わるか分からない膨大な作業量に圧倒され、精神的な負担も大きくなりがちです。
しかし、データ入力の専門業者であれば、専用のスキャナーや入力システム、そして何よりも経験豊富で熟練した多数のスタッフを抱えています。そのため、自社で行うよりも格段に早く、効率的に大量の名簿を処理することが可能です。
「いつ終わるんだろう…」という不安や、通常業務への支障といった問題からも解放され、計画的にデータ化を進めることができます。
専門業者は、単に早く入力するだけでなく、データの「品質」にもこだわります。長年のデータ入力業務で培われたノウハウや、厳格な品質管理体制が整っているため、誤入力や入力漏れのリスクを最小限に抑えることが可能です。
また、手書き特有の読み取りにくい癖字や旧字体、専門用語や業界特有の略字などの判読にも長けており、正確なデータ化が期待できます。
プロの目で細部までチェックされた高品質なデータを、短期間で確実に手に入れることができるのは、外注ならではの大きなメリットです。
クラリテでは、ご要望、ご依頼内容に応じて可能な限り迅速な対応させていただきます。
当日納品、金曜日夜受領-月曜日午前中納品が可能な場合もございますので、ぜひお問い合わせください。
手書きの名簿は、そのまま放置しておくと貴重な情報が埋もれてしまい、管理も煩雑になる一方です。しかし、自社でExcelデータ化しようとすると、画像の準備から始まり、入力作業、そして膨大な量の確認・修正作業と、かなりの時間と労力が必要となります。
もし、データ化する名簿の量が多い場合や、より正確で迅速なデータ化を求めるのであれば、ぜひ一度クラリテにご相談ください。
弊社は、お客様の大切な手書き名簿を、ご要望に合わせた形式で、スピーディーかつ高精度にExcelデータ化するプロフェッショナルです。外注することで、お客様は時間と手間を大幅に削減でき、社員の方々はより重要なコア業務に集中していただけます。
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