「紙資料をWord化したいけど、やり方がわからない…」
「大量の紙資料をWord化して、社内でスムーズに共有できるようにしたい」
データ化すれば業務が格段に楽になると頭ではわかっていても、大量の紙資料を見て、つい後回しにしてしまっていませんか？
本記事では、自力でWord化する方法やプロに任せる利点などを解説します。
Word化する際の注意点やメリットも紹介しますので、ぜひデータ化を着実に進めていく参考にしてください。
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専門業者に依頼せず、自社で紙資料のWord化を進める方法も存在します。
それぞれの方法について詳しく見ていきましょう。
スマートフォンのカメラで撮影するだけで、簡単にWordファイルに変換できます。ここでは、Microsoftが提供する無料アプリ「Microsoft Lens」を使った手順を紹介します。
手順は下記の通りです。
【スマホのアプリでスキャンする手順】
①App Store または Google Play で「Microsoft Lens」を検索・インストールします。
②Word化したい紙の資料を撮影し、読み込みたい範囲を選択します。複数ページある場合は、続けて撮影することも可能です。撮影が終わったら、「終了」ボタンをタップします。
③エクスポート先の一覧が表示されるので、「Word」を選択し、保存すれば完了です。
ただし、スマホのアプリでスキャンする方法は手軽な反面、一度に大量の資料を処理するには向きません。一枚ずつ撮影と変換を繰り返す必要があり、手間がかかります。
また、撮影環境によって画質や認識の精度が大きく左右されるため、あくまで補助的な手段と考えるのが良いでしょう。
より高品質なデータ化を目指すなら、専用のスキャナーやオフィスの複合機が有効です。
特に、一度に複数枚を自動で読み込めるADF（オートドキュメントフィーダー）機能付きの機種が便利です。
手順は下記の通りです。
【スキャナーや複合機を活用する手順】
①スキャナーとパソコンを接続し、専用のソフトウェアを起動します。
②Word化したい資料をスキャンします。この時、可能であれば読み取ったデータを直接Word形式で出力する設定を選ぶとスムーズです。
③スキャンが完了すると、多くの場合、ソフトウェアが自動で文字を認識（OCR処理）し、編集可能なWordファイルとしてパソコンに保存してくれます。
ただし、スキャナーや複合機の導入には初期コストがかかります。
また、機器に付属するソフトウェアによっては、Wordへの直接変換に対応しておらず、一度PDFなどで保存してから別途OCR処理が必要になる場合もあります。
スキャナーが手元にない場合、コンビニエンスストアのマルチコピー機を利用するのも一つの手です。
多くのマルチコピー機にはスキャン機能があり、紙の資料をPDFなどの画像データとして保存できます。
手順は下記の通りです。
【コンビニのコピー機を利用する手順】
①コンビニのマルチコピー機のメニューから「スキャン」サービスを選択します。
②画面の案内に従って資料をスキャンします。完了後、データをUSBメモリ、あるいはスマートフォンに保存します。
③持ち帰った画像データを、パソコンのOCRソフトやオンラインの変換サービスを使って開くと、Wordファイルに変換できます。
この方法の注意点は、コンビニでは直接Wordファイルを作成できないことです。あくまで画像データを作成するまでの作業となり、Word化するにはパソコンでの追加作業が必要です。
また、機密性の高い書類を扱う際は、情報の取り扱いに十分注意してください。
本格的にデータ化を進めるなら、OCR（光学的文字認識）ソフトウェアの導入が欠かせません。
OCRは、スキャンした画像ファイルから文字情報を読み取り、編集可能なテキストデータに変換する技術です。
手順は下記の通りです。
【OCRを活用する手順】
①OCRソフトウェアをパソコンにインストールし、起動します。
②Word化したいスキャンデータをソフトウェアに読み込みます。
③ソフトウェアが自動で画像内の文字を解析し、テキストに変換します。ソフトによっては、元のレイアウト（表や段組みなど）を維持したまま変換することも可能です。
④変換結果を確認し、必要があれば誤認識された文字を修正します。最後に、保存形式として「Word」を選択すれば完了です。
自社で継続的に大量の紙資料をデータ化していくのであれば、作業効率化のために導入を検討する価値は高いでしょう。
ただし、導入コストがかかる点と、修正作業や目視での確認がゼロになるわけではない点には注意が必要です。
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クラリテでは、高性能なOCR（文字読み取り技術）や専門ツールを使い、迅速かつ正確にデータを処理します。また、機械だけに頼らず、経験豊富なスタッフが複数の工程で厳しくチェックし、細かなミスも見逃しません。高い正確性とスピードの両方をお求めなら、ぜひ一度ご相談ください。
紙媒体の資料をWord化することには、3つのメリットがあります。
これらのメリットが、日々の業務にどのような変化をもたらすのかを詳しく解説します。
書類をデータ化する最大のメリットの一つは、物理的な管理コストを削減できることです。
紙の書類は、保管するためのキャビネットや棚、そして何より設置スペースを必要とします。オフィスの賃料を考慮すると、この保管スペースは決して無視できないコストです。
データ化すれば、これらの物理的な保管場所は不要になり、サーバーやクラウドストレージ上で管理できます。
これにより、オフィススペースを有効活用できるだけでなく、紙や印刷にかかる費用、ファイルやバインダーといった備品代も削減することが可能です。
必要な情報を瞬時に見つけ出せるようになることも、データ化の大きな利点です。
紙の書類の場合、膨大なファイルの中から目的の一枚を探し出すには、多くの時間と労力がかかります。書類の場所を記憶違いしていると、見つけ出すのはさらに困難になります。
一方、Word化されたデータであれば、ファイル名や本文中のキーワードで検索するだけで、目的の書類を数秒で見つけ出すことが可能です。
検索性の向上は、資料探しという非生産的な時間を削減し、業務全体のスピードアップに大きく貢献します。
書類のデータ化は、組織内での情報共有を円滑にします。
紙の書類を複数人で共有するには、コピーを配布したり、回覧したりする必要があり、時間と手間がかかります。また、テレワークなどの多様な働き方には不向きです。
データ化された書類は、メールへの添付やチャットツールでの送信、クラウドストレージ上での共有が容易です。これにより、場所に縛られることなく、リアルタイムで複数人が同じ情報にアクセスし、共同で編集することも可能になります。
こうしたスムーズな情報共有は、組織の連携を強化し、意思決定の迅速化につながります。
紙資料のデータ化はメリットが多い一方、実行する上で注意すべき点も存在します。
それぞれの注意点について、具体的な対策とともに確認していきましょう。
まず認識すべきは、手作業でのデータ化には膨大な作業時間がかかるという点です。
一枚一枚スキャンし、OCRで変換し、誤認識がないかを確認・修正するという工程は、単純作業でありながら非常に根気が必要です。
例えば、数百ページの資料をデータ化する場合、単純計算でも数十時間以上の作業工数が発生する可能性があります。この時間を誰が・いつ・どのように確保するのかを事前に計画しなければ、通常業務を圧迫し、プロジェクトが頓挫しかねません。
そのため、作業量と投入できるリソースを正確に見積もることが重要です。
書類をデータ化することで、情報の利便性が向上する反面、情報漏洩のリスクも考慮しなければなりません。
データはサイバー攻撃や不正アクセス、誤送信など、多様な経路で流出する可能性があります。
そのため、データ化したファイルの管理には、厳重なセキュリティ対策が不可欠です。アクセス権限を適切に設定し、閲覧や編集ができる担当者を限定することが基本となります。
さらに、ウイルス対策ソフトの導入や、データの暗号化、定期的なバックアップといった多層的な防御策を講じる必要もあるでしょう。
OCRによる文字認識の精度は100%ではありません。
元の紙資料の状態が悪かったり、複雑なレイアウトだったりすると、誤変換や文字化けが発生し、かえって読みにくいデータになってしまう恐れがあります。
特に、図や表が多く含まれる文書では、レイアウトが崩れてしまい、元の情報の意図が伝わらなくなるケースもあります。
変換後のデータが業務で使える品質かを確認し、必要に応じて手作業で修正する「校正」という工程が必須です。この校正作業の手間も、あらかじめ工数として見積もっておくことが大切です。
二重入力でヒューマンエラーを徹底的に防ぎます
クラリテでは、データの正確性を保証するため「ベリファイ入力」を行っています。ベリファイ入力とは、二人の作業者がそれぞれ同じ内容を入力し、その結果を照合して差異がないかを確認する入力方式です。二重の工程により、ヒューマンエラーを極限まで削減し、信頼性の高いデータの納品を可能にしています。
大量の紙資料を電子データに変換する際、専門の代行業者へ依頼することは有効な選択肢です。下記のように、コストや品質、時間の面で多くのメリットがあります。
それぞれの具体的な理由を見ていきましょう。
自社で作業を行う際に見過ごされがちな「人件費」や「機会損失」を考慮すると、外注の方が経済的合理性が高い場合があります。
例えば、ある社員が一日かけてデータ入力作業をしたとします。もし、その社員がデータ入力ではなく、本来の専門的な仕事をしていれば、会社はもっと大きな利益を得られたかもしれません。
単純な入力作業は得意な専門業者に任せ、社員はそれぞれが得意な仕事に集中する方が、会社全体で見ると効率が良くなります。
業者に支払うお金だけを見るのではなく、総合的なコストパフォーマンスで判断することが重要です。
専門の代行業者を利用する大きな利点は、高品質で正確なデータが得られることです。
自社で作業した場合、入力ミスや変換漏れが起こりやすく、後から修正に多大な手間がかかることがあります。
一方、専門業者は複数人によるチェック体制を敷いていることが多く、ヒューマンエラーを最小限に抑えています。
そのため、信頼性が高く、すぐに業務で活用できる品質のデータが期待できるのです。
大量の資料であっても、専門業者に依頼すれば迅速にデータ化が完了します。専門業者は、データ化に特化した効率的なワークフローと、大量処理が可能な設備を保有しているため、自社で対応するよりも圧倒的に短時間での納品が可能です。
例えば、数千ページに及ぶ資料を自社の数名でデータ化しようとすれば、数週間から数ヶ月かかることも珍しくありません。しかし、専門業者であれば、リソースを集中投下して数日で完了させることも可能です。
プロジェクトの納期が迫っている場合や、迅速に情報活用を進めたい場合に、このスピード感は大きな強みとなります。
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クラリテでは、整えられた即応体制により、データ集計や資料作成といったタスクを迅速に処理し、最短即日で成果をお届けします。お見積もり・ご相談は無料です。まずはお気軽にお問い合わせください。
ここでは、紙資料のWord化を検討する際によく寄せられる質問とその回答をまとめました。
OCRとは「Optical Character Recognition」の略称で、日本語では「光学的文字認識」と訳されます。
この技術は、スキャナーやカメラで読み取った画像データの中から文字の部分を識別し、コンピューターが扱えるテキストデータに変換するものです。
OCRを利用することで、紙に印刷された文章を手で打ち直す手間を大幅に削減し、データ化を効率的に進めることができます。
まず、資料に対して真上から、スマートフォンが平行になるように撮影してください。斜めから撮影すると画像が歪み、正しく文字を認識できなくなります。
また、明るく均一な照明の下で撮影することも重要です。自分の影やスマートフォンの影が資料に映り込まないように注意しましょう。室内の照明だけでは暗い場合は、デスクライトなどを活用するのも効果的です。
紙資料はExcelやPDFにも変換できます。
それぞれの形式には以下のような特徴があります。
【Word】
文章の作成や編集が主な目的。報告書や議事録など、後から文章を修正・追記する可能性が高い書類に向いています。
【Excel】
表計算やデータ分析が主な目的。請求書や売上データなど、数値が多く、計算やグラフ化が必要な書類に適しています。
【PDF】
元の書類のレイアウトを維持したまま保存・閲覧するのが主な目的。契約書やマニュアルなどの配布資料に向いています。
どのファイル形式を選ぶかは、データ化の目的によって異なるため、自社に合った形式で変換してください。
あらゆるデータ形式に対応可能です
クラリテでは、PDF、DOCX、XLSX、PPTX、TXTなど、さまざまなデータ形式での納品に対応しています。ご希望の形式がございましたら、お問い合わせやお打ち合わせの際にお申し付けください。
今回は、紙の資料をWordデータに変える方法について解説しました。自社で対応する方法ももちろんありますが、大量の紙資料をWord化する場合は外注がおすすめです。
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また、冊子や書籍など、裁断が難しい紙媒体にも対応可能です。
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