「社内で作成されるWord文書の体裁がバラバラで、統一感がない…」
「過去に作成された大量の報告書やマニュアルのレイアウトが崩れていて、修正に膨大な時間がかかっている…」
このような社内のWord文書に関するお悩みを、手作業で一つひとつ対応するのはかなり大変です。数枚の修正ならまだしも、大量のWord文書のレイアウト崩れを修正する場合は、膨大な労力と時間がかかってしまいます。
そのため、大量のWord文書のレイアウト崩れを修正する場合は「外注」が最適な方法です。
この記事では、社内のWord文書のレイアウトが崩れる代表的な原因と、それぞれの具体的な対処法を分かりやすく解説します。Wordのレイアウト崩れを未然に防ぐためのコツもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
クラリテでは、大量のWord文書のレイアウト調整や資料作成代行など、お客様の「困った」を解決するサービスを提供しています。
レイアウトが崩れたWord文書を迅速かつ高品質に修正したいと考えている方は、ぜひ一度クラリテにご相談ください。
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作成したPCと閲覧・編集するPCの環境の違いや、使用しているWordのバージョン間の差異が原因となるケースです。
＜例＞
古いバージョンのWordで作成された文書を最新版のWordで開くと、一部の機能が再現されない。
同じファイルでも、見る環境が変わると意図しない表示になってしまうことがあります。
Wordのバージョンが違うときは、ファイル形式を合わせることで解決する場合があります。
例えば、古いバージョンのWordで作成されたファイル（.doc）を新しいバージョンで開くと、文字化けが起こるケースがあります。そのため、Wordのバージョンが合っていない場合は、最新のファイル形式（.docx）に変換してから開くようにしましょう。
方法は以下です。
まずは形式を変換したいWordを開いて【ファイル】を選択します。
次に【名前を付けて保存】を選択します。
保存する【ファイルの種類】を選択できるため、ここで変換したいWord形式を選択して保存しましょう。
文書作成時に使用したフォントが、ファイルを開く他のPCにインストールされていない場合、Wordは代替フォントで表示しようとします。
＜例＞
デザイン性の高い特殊なフォントで見出しを作成したが、他の担当者が開くと一般的なフォントに置き換わり、印象もレイアウトも変わってしまった。
代替フォントの文字幅や高さが元のフォントと異なるため、行数が増減したり、文字の位置がズレたりして、レイアウト全体が大きく崩れてしまうことがあります。
最も確実なのは、MS Pゴシック、MS P明朝、游ゴシック、游明朝など、多くのWindows PCに標準でインストールされているフォントを使用することです。
また、文書ファイル自体にフォント情報を含めて保存する「フォントの埋め込み」機能を利用する方法もあります。
方法は以下です。
【ファイル】タブ から【オプション】を選択します。
【保存】の中にある「ファイルにフォントを埋め込む」にチェックを入れると、Word文書自体にフォントを埋め込むことが可能です。
フォントの埋め込み機能を利用すると、他のPCに同じフォントがなくても作成時の見た目を再現しやすくなります。
ただし、フォントによっては埋め込みができない点や、ファイルサイズが大きくなる点には注意が必要です。
社内でWord文書を作成する際の明確なルールや、基準となる統一テンプレートが存在しない場合、作成者それぞれの自己流で文書が作られがちです。
＜例＞
部署ごとに報告書のフォーマットが異なり、情報を比較したりまとめたりするのに手間がかかる。
その結果、インデントの幅、行間、見出しのスタイル、余白設定などが文書ごとにバラバラになり全体のレイアウトが崩れやすくなります。
全社共通または部署共通のテンプレートを作成・運用することで、レイアウト崩れが防げます。
ロゴの位置、使用フォント、見出しや本文のスタイル、ページ設定（余白、ヘッダー/フッター）などをあらかじめ設定したテンプレートを作成します。
画像の挿入ルール、表の作成ルール、ファイル名の命名規則などをマニュアルにまとめて共有することで、文書品質の安定が期待できるでしょう。
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日々のWord操作で少し意識を変えるだけで、レイアウト崩れのリスクを大幅に減らすことができます。ここでは、文書をキレイに保つための基本的な5つのコツをご紹介します。
それぞれ見ていきましょう。
Word画面の上部にある【ホーム】タブの段落グループに【編集記号の表示/非表示】ボタンがあります。これをオンにすると、スペース（□）、タブ（→）などが文書中に表示されます。
レイアウトが崩れた際に原因を特定したり、意図しない連続スペースや無駄な改行を見つけたりするのに非常に役立ちます。普段から表示させておくことで、文書の論理的な構造を意識しながら編集する習慣が身につくでしょう。
「スタイル」とは、フォントの種類、サイズ、色、段落のインデントや行間など、複数の書式設定をひとまとめにしたものです。
「標準」「見出し1」など、あらかじめ定義されたスタイルを使うことで、文書全体の見た目を一貫性のあるものにできます。
自分で新しいスタイルを作成・登録することも可能です。例えば、社内文書用の統一スタイルセットを作成し、全社員で共有すれば、誰が作成しても一定の品質を保った文書を効率的に作成できます。
Wordに画像や図形を挿入すると、周囲の文字列との関係性（文字列の折り返し）や、どの段落に紐づいているか（アンカー）が自動的に設定されます。この設定が適切でないと、オブジェクトが意図しない場所に移動したり、文字が重なったりする原因になります。
画像や図形を選択すると表示される「レイアウトオプション」を適切に設定し、文章が崩れないように注意しましょう。
Wordの表は非常に便利ですが、複雑な表になるとレイアウトが崩れやすくなります。列幅や行の高さ、セル内の文字配置、表全体のページ内での位置や文字列の折り返しなどは、「表のプロパティ」から詳細に設定可能です。
表の上で右クリックをすると「表のプロパティ」があります。
感覚的にドラッグして調整するだけでなく、数値で指定したり、オプションを適切に選択したりすることで、意図した通りの表を作成・維持しやすくなります。
新しいページから始めたい場合に、Enterキーを連打して改行するのはレイアウト崩れの大きな原因です。新しいページで始める場合は「挿入」タブの「ページ区切り（改ページ）」を使いましょう。
Enterキーで改行するのではなく、ページ区切りを適切に使うことで、文書全体の構造が安定し、管理しやすくなります。
専門業者に外注すれば、下記のメリットを得られます。
もちろん外注にはコストがかかりますが、自社で対応した場合の時間的コスト、人件費、そして品質面でのリスクを考慮すれば、結果的にコストパフォーマンスが高い選択となるケースも少なくありません。特に、大量の文書を扱う企業にとっては、外注が最適な判断と言えるでしょう。
クラリテでは、1万人のスタッフが控えています
データ入力、データ整理、資料作成など、各分野に熟練したスタッフが、お客様のニーズを性格に把握し、迅速で高品質なサービスを提供します。
どのような課題にも対応可能な柔軟性を備えておりますので、ぜひお気軽にご相談ください。
Word文書のレイアウト崩れの原因は、複数人での編集や古い文書の使い回し、統一ルールの不在、そしてWord機能の不適切な使用など、組織的な要因が絡み合っていることが少なくありません。
編集記号の表示やスタイル機能の活用といった基本的なコツを組織的に取り入れることで、ある程度のレイアウト崩れは未然に防ぐことが可能です。しかし、すでに大量のレイアウトが崩れた文書の修正や、全社的に高品質な文書標準化を実現するには、専門的な知識と多大な時間・労力が必要です。
特に、「大量の既存文書を一括でキレイにしたい」といったニーズに対しては、専門業者への外注が最も効果的かつ効率的な解決策と言えるでしょう。
クラリテは、Word文書に関する大規模な課題解決を得意とし、レイアウト調整からテンプレート作成、各種資料作成代行まで、お客様の文書品質の向上と業務効率化に貢献します。
Word文書のレイアウト崩れでお悩みなら、ぜひクラリテの無料相談をご活用くださいませ。
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