「毎日のルーティン作業をもっと効率化したい」
「ルーティン作業が多すぎて、本来の業務に支障が出ている」
そんな日々のちょっとしたストレスを解消し、面倒なエクセルのルーティン作業を迅速に終わらせる便利な方法が、実はエクセル自体に備わっています。
この記事では、エクセル作業の「自動化」について、以下のポイントを解説します。
この記事を読めば、これまで毎月数時間もかかっていた面倒な作業が、ボタン一つで完了するような「自動化」の仕組みを知ることができます。ぜひエクセルマクロでルーティン作業を自動化する際の参考にしてください。
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多くの企業では、エクセルを使った日常業務で、以下のような課題が発生しています。
これらの課題を放置すると、組織全体の生産性低下や従業員のモチベーション低下につながります。それぞれを詳しく解説します。
実際に、従業員が毎日同じデータ入力や集計作業に長時間を費やしています。毎日の売上データ入力作業や月末の請求書作成など、手作業による単純作業が業務時間の大半を占めてしまうケースも珍しくありません。
従業員から、「毎日同じ作業で正直面倒」「他の重要な業務に手が回らない」「もっと効率的に働きたい」などの不満の声が上がることもあります。
本来であれば、より重要な業務や改善活動に時間を使いたいところです。しかし、単純作業に追われて他の業務に手が回らないケースが多く見られます。
エクセルでの手作業には、ヒューマンエラーが伴います。データのコピー&ペースト時の転記ミスが発生し、計算間違いにより全体の数値が狂ってしまうケースもあります。
【ミスが起こりやすい場面】
・複数シート間での数値転記作業
・ファイル間のデータ量の違いによる範囲選択ミス
・フォーマット変換時の項目対応作業 など
一つでも数値を間違えると全体の計算が狂い、原因究明に長時間を要することもあります。ミスが発見された場合、修正作業にはさらに時間が必要です。場合によっては、顧客に送付済みの資料を修正版で再送する必要があります。
多くの職場で「この作業は〇〇さんしかできない」という状況が発生しています。特定の従業員が長年同じ業務を担当すると、その人独自のやり方が定着してしまいます。他の人では対応が困難になるケースも少なくありません。
以下は属人化によるリスクの一例です。
引き継ぎが困難で、新担当者の習熟に長期間を要することもあります。これが組織全体での効率化を阻む根本的な原因となりかねません。
ルーティン作業の課題を解決する手段として、エクセルマクロによる自動化が注目されています。ここでは、エクセルマクロを選ぶべき3つの理由を解説します。
業務自動化にはPythonやRPAツールなど様々な選択肢が存在しますが、多くの企業にとってエクセルマクロが最適な選択肢となる理由があります。詳しく解説します。
エクセルマクロを選ぶ最大のメリットは、新たなソフトウェア購入が不要なことです。ほとんどの企業で既にエクセルが導入されています。
新しいシステムを導入する場合、以下のコストが発生します。
エクセルマクロならこれらのコストを一切かけずに自動化を実現できます。現在使用中のエクセルファイルをそのまま活用できるため、データ移行の手間が最小限ですみます。
また、既存のファイル構造を維持したまま機能を追加することも可能です。
近年、業務自動化の手段としてPythonも注目されています。しかし、Pythonで処理を行う場合、開発環境の構築から始める必要があります。
一方、VBAはエクセルが入っていれば追加ソフトなしで利用できます。新しいソフトウェアのインストール作業は不要です。
既存のエクセル操作の延長線上で自動化機能を使えるため、従業員にとって馴染みやすい環境と言えます。新しいシステムの操作方法を覚える必要もなく、普段のエクセル作業と同じ感覚で利用できます。
VBAはエクセルの操作に特化した言語のため、エクセルに慣れた社員であれば、マクロの基本的な動作内容を把握しやすい特徴があります。
マクロで使用する数値や設定値をエクセルのセルに配置しておけば、プログラミング知識がなくても誰でも簡単に修正できます。処理対象の範囲変更や基準値の調整なども、セルの値を変更するだけで対応可能です。
VBAはMicrosoft Officeに組み込まれた機能のため、安定した環境で継続利用できる点も大きなメリットです。
エクセルマクロの可能性をご理解いただいたところで、実際の業務で活用できる自動化事例を5つご紹介します。
これらの事例を参考に、自社の業務でも応用できる部分を見つけてみてください。
売上管理システムからエクスポートしたCSVファイルのデータを、定型の報告書フォーマットに自動転記できます。
【自動化対象となるデータ入力業務】
・営業日報の作成業務
・顧客データベースの更新業務
・在庫管理表の更新業務 など
複数ファイルからのデータ統合、フォーマット変換、重複データの除去といった処理も可能です。転記ミスによる修正作業がゼロになり、データチェックに費やしていた時間を他の業務に充てられます。
各店舗や部門の日次売上データを自動的に集計し、月次レポートを作成できます。期間指定による自動データ抽出、前年同期比較や予算との差異分析、グラフやチャートの自動生成機能も実装可能です。
月末締め作業の負担が軽減され、集計作業に追われることなくデータ分析や戦略立案により多くの時間を割けます。
請求書の送付や納期通知など、定期的なメール送信業務もマクロで効率化できます。
【自動化対象となる通知業務】
・在庫数量アラートメールの送信
・定期レポートの関係者配信
・契約更新の事前通知
エクセルとOutlookを連携させ、顧客リストから自動的にメールアドレスを取得し、PDFを添付して一括送信する仕組みを構築できます。送信忘れや遅延がなくなり、定期連絡業務から解放されてより深い顧客対応や営業活動に集中できます。
日々発生する見積書、請求書、契約書などのファイル整理も効果的な自動化分野です。
ファイル名の規則に従って自動的に適切なフォルダに振り分け、日付別のフォルダを自動作成する機能により、ファイル探索時間をほぼゼロにできます。決められた命名規則に従ってファイル名を自動変更する処理も実装可能です。
必要な資料をすぐに見つけられるようになり、探し物に費やす時間が劇的に減ってファイル整理の手間も不要になります。
顧客データベースと連携した請求書や見積書の自動作成が可能です。
【自動化対象となる帳票作成・印刷業務】
・顧客名、住所の入力
・商品名、単価、数量の入力
・税額計算、合計金額の算出 など
給与明細、発注書、納品書、各種証明書など、定型フォーマットを使用する帳票作成業務全般が自動化の対象となります。手作業による記入ミスがなくなり、請求書や見積書の作成時間が大幅に短縮されて顧客対応のスピードが向上する効果も期待できます。
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VBAに慣れた方なら、自作でマクロを作成することも可能です。自社の業務に合わせたカスタマイズが可能で、外部委託費用も不要、社内でのノウハウ蓄積にもつながります。
しかし、実際に自作を検討する場合には以下のような課題が出てきます。
それぞれについて詳しく解説します。
実際に業務で使えるレベルのマクロを作成しようとすると、想定以上の課題に直面することがあります。基本的な操作はVBAで簡単にコード化できますが、業務レベルでは以下のような課題が発生します。
【業務レベルで直面する現実的な課題】
・テストデータでは問題なかったが、実務データでのエラー発生
・想定外の空白セルや文字データが混入した際の処理方法
・他のPCや異なるエクセルバージョンでの動作不良
特に困難なのがエラー対応です。「オブジェクトが設定されていません」「型が一致しません」エラーメッセージが表示されても、プログラミング経験が浅いと原因の特定に時間がかかってしまいます。
インターネット上の情報を参考にしても、自社の具体的な状況に当てはめるのは難しく、エラー解決のための作業に想定以上の時間を費やしてしまうケースが多くあります。
自作マクロの大きな問題の一つが、作成者以外は修正や改修ができないという属人化です。
マクロのコードには作成者の思考プロセスが反映されます。「なぜこのような処理を行っているのか」背景を理解することは、作成者以外には非常に困難です。
最も深刻なのは、マクロ作成者の異動や退職により、完全にブラックボックス化してしまうことです。業務に不可欠なマクロが動かなくなった際、誰も対応できずに業務が停止してしまうリスクがあります。
マクロの自作を検討する際、多くの人が過小評価しがちな点は、開発にかかる時間とコストです。
VBAの基本的な文法を習得するだけでも相当な期間が必要です。実際の業務に適用できるレベルまで到達するには、さらに長期間の学習が必要になります。
実際の開発段階でも、試行錯誤による工数の増大は避けられません。想定以上の時間がかかることがよくあります。
開発期間中の残業時間増加や他の業務の遅延なども考慮すると、結果的に外部に委託した方が総コストが安くなるケースも多くあります。
ここでは、クラリテで対応したエクセルマクロによるルーティン作業自動化の事例を紹介します。
在庫管理マクロ(VBA)編集代行の事例
・依頼内容：運用中の在庫管理マクロの更新
・件数：1ファイル
・納期：20営業日
・費用：約70,000円
アパレルメーカーのご担当者様より、社内で運用されている在庫管理マクロの編集をご依頼いただきました。
詳細をヒアリングした後、既存のマクロを解析し、ご依頼から約20営業日でご要望に沿った形に更新したExcelファイルを納品いたしました。
出勤表作成マクロ(VBA)開発代行
・依頼内容：職員の出勤表を自動で作成するマクロの開発
・件数：2ファイル
・納期：10営業日
・費用：約100,000円
福祉施設のご担当者様より、職員の出勤表を作成するマクロの開発をご依頼いただきました。これまで、毎月カレンダー形式の出勤表を手作業で作成されており、多くの時間と手間がかかっていることが課題でした。
ご依頼から約10営業日で、自動的にカレンダー形式の出勤表が生成されるマクロを開発し納品いたしました。
受発注管理用マクロ(VBA)機能追加代行
・依頼内容：職員の出勤表を自動で作成するマクロの開発
・件数：約5ファイル
・納期：7営業日
・費用：約100,000円
専門商社のご担当者様より、現在使用されている受発注管理用のExcelファイルに、新たにマクロを組み込んでほしいとのご依頼をいただきました。
細かく仕様を確認させていただきながら開発を進め、ご依頼から7営業日で作業を自動化するマクロを実装したファイルを納品いたしました。
マクロの自作が困難な場合、専門業者への業務委託が有効な解決策となります。エクセルマクロによるルーティン作業自動化を業務委託するメリットは4つです。
それぞれについて見ていきましょう。
業務委託を利用する最大の価値は、プログラミングの専門知識がなくても高品質なマクロを手に入れられることです。
専門業者が開発するマクロは、安定動作と高いパフォーマンスを実現します。業務要件に完全にフィットした仕様で提供が可能です。
プロが作成するマクロには、エラー処理や例外対応が適切に組み込まれており、予期しないデータや操作に対しても安定して動作します。
専門業者へ委託すれば、短期間で開発から導入まで完了できます。
要件定義から設計、開発、テスト、導入まで一貫したサポートを受けられるため、社内リソースを消費することなく自動化を実現可能です。従業員は新たな学習時間を確保する必要がありません。マクロの導入と同時に即座に効果を実感できます。
投資対効果も明確で、作業時間の短縮効果や人件費削減効果を具体的な数値で把握できる点も魅力です。
事業の成長に伴い処理するデータ量が増加した場合も、専門業者なら迅速に機能拡張を行えます。
新しい部門での利用が必要になった際も対応可能です。既存のマクロをベースとした効率的な開発により、コストを抑えながら機能を追加できます。
また、新たな自動化ニーズが発生した場合も、豊富な経験をもとに最適な解決策を迅速に提案し、実装できる体制を整えています。
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クラリテは、お客様の情報を保護するため、厳格なセキュリティ体制を構築しております。個人情報を適切に管理している証である「プライバシーマーク」も取得しました。法令遵守はもちろんのこと、情報管理に関する社内体制も整備しておりますので、安心してご相談ください。
この記事では、エクセルを使った日々の繰り返し作業（ルーティン作業）を、「マクロ」という便利な機能を使って自動化する方法についてご紹介しました。
マクロは、今お使いのエクセルですぐに試せる点がメリットです。データの入力や集計、レポート作りなど、面倒な作業もボタン一つで終わらせる力がマクロにはあります。
しかし、実際に仕事で使えるレベルの自動化を自分で作ろうとすると、専門知識の勉強に時間がかかったり、エラーをうまく修正できなかったり、作成者にしか分からない「属人化」が起きやすいのも事実です。
エクセルマクロは無理に自分で対応するより、専門の会社に「外注」するのが確実な方法です。
クラリテでは、エクセルマクロ・VBA開発を承っております。Excelでのデータ入力・整理・転記の自動化や、データ集計・分析用Excelレポートの自動作成など、さまざまな要望に対応可能です。「毎日のExcel作業を自動化したい」「マクロが分からないため、まるごと任せたい」という方は、ぜひお気軽にクラリテまでご相談ください。
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