「書類をスキャンしてPDFに変換したいけど、量が多すぎる…」
「スキャン代行サービスを利用したいけど、どこを選べばいいのかわからない…」
書類を電子化する際に、どの書類PDF変換スキャン代行サービスを選べばいいか迷ってしまうことは少なくありません。そのため、書類PDF変換スキャン代行サービスについて詳しく知っておくことが大切です。
この記事では、書類PDF変換におすすめのスキャン代行サービス5選を紹介します。
失敗しない書類スキャン代行・PDF変換サービスの選び方についても解説しますので、ぜひ参考にしてください。
スキャン代行 基本料金 0.5～ /件
スキャン代行サービスは、オフィスに保管されている大量の紙書類を、検索・活用しやすいデジタルデータ（PDF等）に変換し、業務効率化をサポートするサービスです。契約書や図面、会議資料などを電子化することで、保管コストを削減し、必要な情報を瞬時に検索・共有できるようになります。
ペーパーレス化による、より生産性の高い働き方を実現します。
スキャン代行のサービス詳細はこちら
まずは、書類のPDF変換におすすめのスキャン代行サービスを5社ご紹介します。
それぞれの会社に得意なことや特徴があるため、ご自身の目的に合ったサービスを見つける参考にしてください。
クラリテは、ただ書類を電子化するだけでなく、その後のデータ活用まで考えている会社です。スピードと、要望に合わせた柔軟な対応を求める企業にぴったりの選択肢です。
一番の特徴は、仕事の速さです。「最短即日納品」も可能で、急ぎの仕事にもすぐに対応できる体制が整っています。
また、お客様一人ひとりの要望に合わせる「柔軟な対応力」も強みです。納品データの形式はPDFだけでなく、WordやExcelなど様々な形式に対応できます。ファイル名の付け方やフォルダの分け方も、今までの仕事のやり方に合わせて細かく設定してくれます。
そして最も注目すべきは、スキャン後の「総合的な課題解決力」です。アンケートの入力や分析、名刺のデータ入力、さらにはデータの整理まで、紙の情報を仕事に役立つデータに変えるための作業をまとめて依頼できます。プライバシーマークも取得しているので、大切な情報も安心して預けられます。
累計取引社数500社以上！データ入力代行はクラリテへ
クラリテは、官公庁から東証プライム上場企業、大学、NPO法人まで、業種や規模を問わず様々なお客様から選ばれ、累計500社以上のお取引実績がございます。豊富な経験に基づき、お客様の状況に合わせた最適なデータ入力サービスをご提供します。
まずはお気軽にご相談ください。
うるるBPOは、特にたくさんの書類をまとめて電子化するプロジェクトや、常に大量の書類が発生する仕事を得意としている専門の会社です。
これまでに多数の取引実績があり、その処理能力と経験は業界でもトップクラス。プライバシーマークとISO27001というセキュリティに関する認証を両方取得しており、安全対策も万全です。契約書から大きな図面まで、様々な種類の書類に対応できる点や、豊富な追加サービスも魅力です。
ただし、依頼するには最低でも90,000円（税別）がかかるため、小規模な依頼には向かない場合があります。大量の書類を、実績が豊かで信頼できる業者に任せたい大企業などにとって、とても頼りになるパートナーでしょう。
日本通運の「スマートスキャニングEasy」は、荷物を運ぶプロとしての経験を活かした、書類そのものを守る安全対策が非常に高いレベルのサービスです。
会社の存続に関わるような最重要書類や、個人情報がたくさん含まれる書類など、絶対に情報が漏れてはいけないものを電子化したいときに最適です。
料金は、枚数ごとではなく「1冊10,000円から」という分かりやすい設定ですが、書類の量によっては割高になる可能性もあります。
アクセアは、全国に店舗を持つ印刷会社としての経験を活かし、便利で利用者の要望に合わせやすいスキャンサービスを行っています。
大きな魅力は、1枚からでも気軽に頼める手軽さです。また、ファイル名の変更やパスワード設定といった作業が、細かい追加メニューとして用意されていて、必要なサービスだけを選べるようになっています。
ただし、追加サービスを多く頼むと合計金額が思ったより高くなることもあるので、事前に必要な作業を整理し、見積もりをしっかり確認することが大切です。
日本パープルは、会社の秘密が書かれた大切な書類を、安全に扱うことを専門にしたサービスを提供しており、その安全対策のレベルは業界の中でも特に優れています。
最大の特徴は、「現金輸送車と同じレベル」の安全さで書類を運んでくれる点です。これは、情報の漏洩が絶対に許されない金融機関や研究機関などにとって、とても安心できるポイントになります。
日本通運と同じように、物理的な安全を第一に考える会社向けの専門的なサービスと言えます。書類を運ぶときのリスクをとにかくゼロに近づけたい会社にとって、最初に検討したいサービスです。
たくさんのスキャン代行サービスの中から、自分に合った会社を選ぶのは簡単ではありません。ここでは、業者選びで失敗しないための5つの大切なポイントを解説します。
この5つのポイントを押さえておけば、後で「こんなはずではなかった」と後悔することを防げるでしょう。
多くの業者が示す「1枚〇円」という価格は、あくまで目安です。見た目の安さだけで決めるのは危険です。まず、「最低〇円から」という最低注文料金が設定されていることが多い点に注意しましょう。
次に、ホチキスを外す作業やファイル名の変更など、基本的なスキャン以外の作業は「オプション料金」として別料金になるのが一般的です。これらが積み重なると、全体の費用が大きく膨らむこともあります。
単純な単価で比べるのではなく、お願いしたい作業をすべて伝えて、合計金額の見積もりをもらうことがとても大切です。
会社の重要な情報が書かれた書類を外部に預けるのですから、安全対策は最も重視すべき項目です。信頼できるかどうかは、3つの点で確認しましょう。
1つ目は、「プライバシーマーク」のような第三者機関による認証があるか。これは、情報管理の体制がきちんと整っている証拠になります。
2つ目は、書類を運ぶ時や作業する場所の安全対策です。警備員が輸送したり、ICカードで入退室を管理したりする業者なら、より安心です。
3つ目は、作業を他の会社に任せず、すべて自社で管理しているか。一貫して管理されている方が、情報漏洩の心配は少なくなります。
電子化したデータの品質は、その後の仕事のしやすさに直接関わってきます。品質を見るポイントは「解像度(DPI)」と「OCR処理」です。
解像度は画像のきれいさを示す数値で、一般的な書類なら200〜300dpiあれば問題ありません。
OCR処理は、画像から文字を読み取り、キーワードで検索できるようにする技術です。これがなければ、電子化しても一枚ずつ目で探すことになり、効率化の効果が半減してしまいます。
また、本や大きな図面など、電子化したい書類の種類に対応できる技術や機械があるかも確認しましょう。
スキャン代行業者の本当の価値は、ただ紙をスキャンするだけでは決まりません。電子化したデータを、いかに「使える」形にしてくれるかが、頼れる相手かどうかを決める大切なポイントです。
例えば、ルールに沿ってファイル名を付けてくれたり、部署ごとにフォルダを分けてくれたりする作業は、データを受け取った後の使いやすさに大きく影響します。
さらに、アンケートの入力や分析、名刺のデータ化など、スキャンした後のデータ活用まで手伝ってくれる業者もいます。
仕事では「この書類を急いでデータ化したい」という場面がよくあります。そのため、業者の納品スピードは重要な比較ポイントです。
業者によっては、追加料金で当日や数日以内に納品してくれるプランもあります。
また、問い合わせから納品後のフォローまで担当者が親切に対応してくれるかも大切です。専門用語を分かりやすく説明してくれたり、こちらの要望を丁寧に聞いて最適なプランを提案してくれたりするなど、担当者との話しやすさが作業がうまく進むかどうかを決めます。
スキャン代行サービスを利用すると、会社にとって主に5つの良いことがあります。
どんなメリットがあるのか、一つずつ見ていきましょう。
電子化された書類は、ファイル名や本文に含まれるキーワードで瞬時に検索できます。
そのため、キャビネットや倉庫で目的の書類を探し出すのに費やしていた膨大な時間が削減され、従業員はより付加価値の高い業務に集中できるようになります。
書類を電子化すると、書類棚などが置いてあった場所が空くため、オフィスのスペースを有効活用できます。
また、紙やインク、プリンターといった備品の費用や、書類を送るための郵便代なども大幅に減らすことが可能です。
紙の書類は誰でも手に取られてしまう危険がありますが、電子データならファイルごとにパスワードをかけたり、見る人を制限したりすることが可能です。そのため、関係ない人が書類を見ることを防ぎ、情報が外に漏れる危険を減らせます。
また、データのバックアップも簡単に作れるため、火事や地震などで元の書類がなくなってしまう危険からも、大切な情報を守れます。
クラウドなどに保存された電子データは、許可された社員ならいつでもどこでも見ることができます。
これは、会社に行かなくても仕事を進められる環境を整えるために、なくてはならないものです。自宅で仕事をするテレワークなど、現代の多様な働き方を支える上でとても役立ちます。
書類を保管していた場所が空くことは、とても大きなメリットです。
空いたスペースを、会議室や社員が休憩できるリフレッシュスペースなど、もっと役立つ場所として使うことができます。オフィス環境が良くなることで、社員の満足度や仕事の効率アップも期待できます。
書類のスキャン代行・PDF変換ならクラリテがおすすめです。理由は以下の3つです。
これらの強みについて、詳しく見ていきましょう。
ビジネスの世界では、スピードが他の会社との競争で有利になるかを決めます。急な調査への対応や、経営の判断に必要な昔の資料を探す時など、一刻も早く書類をデータ化したい場面は少なくありません。
クラリテの「最短即日納品」サービスは、このような仕事の緊急事態にきちんと対応できます。対応の速さは、ビジネスの機会を逃さず、仕事が止まるのを最小限に食い止める上で、とても大きな価値があります。
即日納品可能かどうかは、作業量や内容によって変わります。まずはお気軽にご相談ください。
1万人のスタッフ体制。それがクラリテの対応力です。
「急な大量作業で人手が足りない」「専門スキルが必要な業務を任せたい」そんな時はクラリテにご相談ください。
データ入力から資料作成、専門的な集計・分析、さらには業務自動化ツールの開発まで、各分野に精通した1万人のスタッフがあらゆるニーズにお応えします。
多くのスキャンサービスが決まったメニューを提供している中で、クラリテはお客様の仕事のやり方を深く理解し、それにぴったり合うサービスを一緒に考えてくれる「相談型」の方法をとっています。
例えば、納品データの形式をPDFだけでなく、後で使いやすいExcelやWord形式にしたり、今使っている社内システムに合わせやすいファイル名やフォルダの構造を提案したりできます。クラリテでは、納品されたデータがすぐに仕事で活躍することを目指しているからです。
多くの会社にとって、書類を電子化する本当の目的は、紙をなくすことではなく「データを活用して仕事の効率を上げ、新しい価値を生み出す」ことです。
スキャンは、紙からデータへの入口にすぎません。
クラリテは、その先にあるアンケートデータの入力・集計、名刺情報のデータベース化、さらには業務の自動化まで、幅広くお手伝いします。
ここでは、書類のスキャン代行・PDF変換に関するよくある質問に回答します。
A: クラリテのスキャン代行サービスの基本料金は「0.5〜 /件」です。
ただし、クラリテ株式会社のサービス料金は、各サービスの内容とボリュームにより異なります。まずはお気軽にお問い合わせください。
A: 契約書、請求書、領収書、図面、マニュアル、書籍、写真など、一般的なビジネス文書や資料のほとんどに対応しています。
A: クラリテでは、プライバシーマークを取得しているのはもちろん、社内でも情報の取り扱いに関する厳しいルールを設け、情報が外部に漏れるといった危険をできるだけ少なくするよう努めています。
A: はい、依頼できます。数百、数千の大量のスキャンはもちろん、毎月発生する定期的な代行業務にも対応可能です。
オフィスに眠る大量の紙書類は、保管コストや業務の非効率、そして情報消失のリスクといった多くの課題を抱えています。これらの課題を根本から解決し、業務効率やセキュリティを高めるためには、書類をデータ化することが不可欠です。
しかし、大量の書類を自社でデータ化するには、多くの手間や時間、そして目に見えないコストがかかってしまいます。 結論として、大量の紙書類を効率よく、かつ高品質にデータ化するには、専門のスキャン代行業者へ依頼することが最も現実的で確実な方法です。
クラリテでは、お客様の状況やご要望に合わせた最適な書類のスキャン代行・PDF変換サービスをご提供します。
「保管場所に困っている大量の書類をスキャン・PDF変換して整理したい」「紙中心の業務から抜け出して効率を上げたい」とお考えでしたら、ぜひ一度クラリテにご相談ください。
スキャン代行 基本料金 0.5～ /件
スキャン代行サービスは、お手元にある書類や写真といった紙の資料をお預かりし、パソコンやスマートフォンで見られるデジタルデータに変換するサービスです。高品質なスキャナーで読み取るため、文字もくっきりキレイなPDFや画像になります。
データ化することで、書類を探す手間が省け、保管場所にも困りません。大切な資料を劣化や紛失から守り、いつでも簡単に見返せるようになります。
書類のスキャン代行・PDF変換サービスをお探しなら、まずは一度ご相談ください。
スキャン代行のサービス詳細はこちら
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